Valutazione antiriciclaggio dello Studio professionale

Autovalutazione rischio studio

La normativa antiriciclaggio, regolata dal D.Lgs 231/2007, impone agli studi professionali l'obbligo di valutare e gestire il rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo. Questa normativa richiede l'adozione di presidi e procedure adeguati alla natura e alla dimensione dell'attività professionale, con l'obiettivo di mitigare i rischi rilevati.

La valutazione del rischio deve essere effettuata periodicamente e le procedure devono essere adeguate per gestire il rischio residuo identificato.

Synbee supporta gli studi professionali nell'adempimento degli obblighi previsti dal D.Lgs 231/2007, facilitando la valutazione del rischio di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo connesso all'attività professionale.

Nell'area amministrazione di Synbee, nella sezione Documenti, il Titolare dello studio può accedere e compilare una scheda di autovalutazione, con riferimento alla propria attività professionale, del rischio di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo.

Questa scheda deve essere aggiornata almeno ogni tre anni. Synbee invierà una notifica alla scadenza per ricordare al professionista di rinnovare la valutazione. La data di scadenza è sempre visibile nell'area amministrazione.

Cliccando su Genera, il titolare dello studio viene guidato attraverso quattro step per completare l'autovalutazione del rischio.

Dati Anagrafici

Nel primo step, il Titolare dello studio deve inserire i propri dati identificativi e quelli del proprio studio, nonché informative sulla tipologia principale della clientela trattata e l’anno di inizio attività.

Synbee facilita questo processo prepopolando automaticamente i campi anagrafici già presenti nel sistema, rendendo la compilazione più rapida e accurata.

Valutazione del Rischio Inerente

In questa scheda, il professionista deve raccogliere informazioni e identificare i rischi di riciclaggio e finanziamento del terrorismo (FDT) a cui è esposto in base alla propria attività. Per una corretta identificazione del rischio, è importante considerare anche i risultati delle procedure di adeguata verifica effettuate nei confronti dei clienti.

Con modalità semplici e intuitive, il professionista può assegnare un grado di rischio a diversi aspetti della propria clientela, come:

• Numero di clienti ad alto rischio
• Numero di clienti operanti in zone ad alto rischio
• Canali distributivi con elementi di rischio
• Servizi professionali a rischio

Per ciascun elemento di valutazione del rischio, è possibile assegnare un valore (da 1 a 4) e spuntare delle voci informative da una lista predefinita. È anche possibile aggiungere nuove voci a questa lista, per personalizzare ulteriormente l'analisi.

In base ai valori assegnati a ciascun elemento, Synbee calcolerà automaticamente il valore del rischio inerente. Questo rappresenta un elemento fondamentale per un'autovalutazione ottimale del rischio antiriciclaggio.

Valutazione del Livello di Vulnerabilità

In questo step, il Titolare dello studio professionale deve valutare l'idoneità dei presidi organizzativi, procedurali e di controllo implementati per mitigare i rischi precedentemente identificati, individuando eventuali vulnerabilità.

Viene fornita una scheda valutativa in cui il professionista deve assegnare un valore, da 1 a 4, al grado di rischio per diverse voci riguardanti le procedure necessarie per ridurre i rischi di pratiche illecite. Le voci da valutare includono:

• Formazione
• Organizzazione degli adempimenti di adeguata verifica
• Organizzazione degli adempimenti relativi alla conservazione dei documenti, dati e informazioni
• Organizzazione in materia di segnalazione di operazioni sospette
• Comunicazione delle violazioni alle norme sul contante

Dopo aver effettuato queste valutazioni, Synbee calcolerà automaticamente il livello di vulnerabilità dei presidi organizzativi, procedurali e di controllo implementati dallo studio professionale. Questo è un altro elemento valutativo fondamentale che consente al professionista di effettuare un'autovalutazione ottimale per essere conforme alla normativa vigente in materia di antiriciclaggio.

Determinazione del Rischio Residuo

La determinazione del rischio residuo è il passaggio finale in cui si valuta il rischio a cui il soggetto obbligato rimane esposto, tenendo conto dell'analisi delle vulnerabilità e individuando le iniziative correttive necessarie per la sua mitigazione. Dopo aver identificato il rischio inerente e analizzato le vulnerabilità, si evidenzia il rischio residuo, che richiede l'adozione di misure organizzative per la sua gestione e mitigazione.

In questa scheda, viene mostrato un valore matematicamente determinato del rischio residuo: questo valore si basa sui dati precedentemente inseriti riguardanti il rischio inerente e il livello di vulnerabilità dei presidi organizzativi e procedurali di mitigazione del rischio.

Attraverso questa metodologia, il professionista può visualizzare chiaramente il rischio residuo e adottare le misure necessarie per gestirlo e mitigarlo, assicurando così una conformità ottimale alla normativa vigente in materia di antiriciclaggio.

Azioni Programmate per Gestire e Mitigare il Rischio

Questo ultimo step dell'autovalutazione evidenzia la valutazione del rischio residuo a cui il professionista rimane esposto, tenendo conto dell'analisi delle vulnerabilità. Ciò consente al professionista di individuare consapevolmente le iniziative correttive necessarie per mitigare il rischio residuo.

La piattaforma suggerisce due tipi di azioni:

• Gestione: In caso di rischio non significativo o poco significativo.
• Mitigazione: In caso di rischio abbastanza o molto significativo.

Nella scheda delle azioni programmate, l'utente può inserire le azioni necessarie, assegnando un responsabile dell'attuazione e un termine di realizzazione. Questo permette di organizzare in modo efficiente le operazioni necessarie per ridurre o gestire i livelli di rischio ancora sussistenti.

Salvataggio e generazione del Documento di Autovalutazione del Rischio

Una volta completati i passaggi precedenti e confermati nella scheda di riepilogo, la piattaforma genera automaticamente il documento in formato PDF dell'autovalutazione del rischio di riciclaggio.

Questo documento include importanti dettagli, come l'indicazione della data di scadenza, alla quale è associata una notifica per garantire una gestione tempestiva. Inoltre, offre al Titolare la possibilità di visualizzare, modificare e firmare il documento con la propria firma SPID, tramite l'utilizzao del servizio FirmoSemplice di Maggioli.

Delega identificazione clienti e titolari effettivi

Il commercialista ha la facoltà di delegare uno o più colleghi dello studio, selezionandoli dalla propria rubrica, per svolgere gli adempimenti di antiriciclaggio relativi all'identificazione dei clienti e dei titolari effettivi.

Questa delega può essere stabile o in via occasionale, con una data di scadenza specificata dal titolare. Ciò consente ai colleghi delegati di accedere alle pratiche di tipo preventivo, permettendo loro, tra le altre cose, di occuparsi della valutazione dei clienti in conformità alla normativa antiriciclaggio durante la fase di formazione del preventivo e del mandato professionale.

Per ogni delegato viene compilato un documento. In questa sezione, verranno generati tanti documenti quanti sono i delegati designati. Questi documenti dovranno essere firmati dal titolare dello studio professionale con SPID, grazie al servizio di FirmoSemplice integrato nella piattaforma Synbee.

È importante notare che il Titolare ha il diritto di revocare le deleghe in qualsiasi momento, rendendole così non più valide. Tuttavia, anche dopo l'annullamento, viene mantenuta una traccia delle deleghe generate per garantire una totale trasparenza nel processo.