Preventivo e mandato

Synbee offre un flusso completo e articolato per la presa in carico del cliente, che parte dalla formazione di un preventivo "intelligente", con strumenti specificamente progettati per agevolare i commercialisti, fino alla creazione del contratto di mandato professionale.

Tutto questo avviene in modo smart, automatizzato e conforme alle normative vigenti, incluso l'adempimento delle regole antiriciclaggio.

Una volta cliccato su Crea Preventivo e assegnato un nome, il Titolare sarà supportato nel processo di compilazione delle sezioni relative al preventivo stesso, all'antiriciclaggio e al mandato.

Come in ogni pratica gestita su Synbee, il titolare avrà la possibilità di aggiungere il cliente, che può essere una persona fisica oppure una persona giuridica (nel qual caso verrà inserito anche il relativo legale rappresentante).

Per facilitare ulteriormente la gestione di tali adempimenti, il Titolare può assegnare i preventivi a uno o più colleghi dotati di delega all'identificazione dei clienti e dei titolari effettivi, qualora questa delega sia stata conferita nella sezione apposita dell'area amministrazione/documenti.

Sezione preventivo

Nella sezione preventivo, il professionista (Titolare e collega delegato) ha la possibilità di definire la scadenza prevista per l'approvazione del preventivo, nonché le singole voci di preventivo e i relativi prezzi.

Una volta selezionata l'opzione Nuova voce, l'utente può inserire il servizio da effettuare, il volume/quantità (ove applicabile), la tipologia di prezzatura e l'importo praticato.

Synbee fornisce una serie di attività consigliate specificamente per i commercialisti, come Contabilità semplificata, Contabilità ordinaria, Contribuenti minimi e forfettari, Dichiarazione Iva, Dichiarazione dei redditi(per persone fisiche e giuridiche), Bilanci e Dichiarazione 770. Oltre a queste, l'utente può inserire liberamente altre attività personalizzate.

Scelta la voce di preventivo, l'utente ha diverse opzioni per determinarne il prezzo:

• Forfait: consente di definire un prezzo forfettario per le voci preventivo selezionate, senza specificarne la quantità;
• Orario: permette al professionista di indicare un prezzo orario per ciascuna seniority (Junior, Senior, Partner) che potrebbe lavorare su quella determinata attività;
• Cubatura: permette al commercialista di determinare il prezzo sulla base dei parametri e gli onorari forniti e consigliati dall'ANC. Una volta definite le voci di preventivo, infatti, Synbee indicherà i vari parametri specifici, nonché l'onorario consigliato per ciascuno di essi. L'utente può consultare questo importo semplicemente passando il cursore sull'apposita icona informativa. Se il prezzo praticato non è conforme a quello consigliato, viene evidenziato con un piccolo segnale di allert (pur non essendo vincolante).

Una volta inserite tutte le voci di preventivo, l'utente può applicare una maggiorazione o uno sconto da applicare al subtotale annuo mostrato nell'apposito specchietto.

È importante notare che per una piena chiarezza con il cliente già nella fase di approvazione del preventivo viene chiarito con apposita nota se il totale subirà delle variazioni laddove presenti attività a costo orario.

In un'ottica di collaborazione, sia il Titolare che il collega delegato possono visualizzare e apportare modifiche al preventivo in tempo reale, mentre il cliente, se invitato, può vedere la formazione del preventivo in modalità di sola lettura.

Al completamento del preventivo, tuttavia, il professionista può richiedere la sua approvazione cambiando lo stato in approvazione.

Sezione antiriciclaggio

Una volta aggiunto il cliente, viene attivata la sezione antiriciclaggio relativa al contatto selezionato, al fine di condurre una verifica adeguata in conformità alla normativa antiriciclaggio, che si articola in tre schede.

Scheda di identificazione

Tale scheda, che è l'unica condivisa con il cliente, richiede al professionista di completare quattro step.

• Dati anagrafici: raccolta di informazioni del cliente per l'identificazione del titolare effettivo e della qualità con cui lo stesso richiede le prestazioni.
• Intestatario del rapporto: compilazione delle informazioni sulla persona giuridica intestataria del rapporto.
• Titolari effettivi: inserimento dei dati dei titolari effettivi della società.
• Informazioni sulla prestazione professionale: inserimento delle informazioni sull'attività professionale da svolgere per il cliente.

Una volta salvato, il professionista può porre lo stato di questa scheda in approvazione, e il cliente, a quel punto, può confermare ed approvare i dati ivi inseriti.

Scheda valutazione rischio

Il professionista determina il rischio effettivo relativo al cliente e il tipo di adeguata verifica da adottare (semplificata, ordinaria o rafforzata). Questo passaggio prevede cinque fasi.

• Dati Anagrafici: inserimento delle informazioni relative al cliente.
• Valutazione del Rischio Inerente: indicazione del motivo dell'obbligo di adeguata verifica.

• Valutazione del Livello di Vulnerabilità: gli utenti sono forniti di istruzioni dettagliate per valutare il rischio associato ai clienti e alle loro transazioni. Attraverso una serie di indicatori numerici, vengono guidati nella valutazione del livello di rischio specifico del cliente e delle operazioni, fornendo così una valutazione accurata del rischio effettivo. In tale scheda vengono registrate le prestazioni professionali svolte, che influenzeranno la richiesta di documenti identificativi aggiuntivi, nonché informazioni in merito ad aspetti connesi al cliente (Tabella A) e agli aspetti connessi all'operazione e/o prestazione professionale (Tabella B). Per ogni elemento di queste tabelle, gli utenti devono assegnare un livello di rischio da 1 a 4. Le valutazioni complessive vengono poi elaborate dalla piattaforma attraverso formule matematiche, producendo così un livello di rischio specifico e uno di rischio effettivo. Questi valori possono essere categorizzati come non significativo, poco significativo, abbastanza significativo e molto significativo, fornendo al professionista le informazioni necessarie per adottare le misure appropriate e tenere traccia di esse nei successivi passaggi del processo.

• Determinazione del Rischio Residuo: associata al cliente un'adeguata verifica in base al rischio effettivo, che può essere semplificata, ordinaria o rafforzata.

• Periodicità del Controllo: suggerimento sulla periodicità del controllo costante da effettuare sui clienti (che può essere di ogni 36 mesi, 24 mesi o 6/12 mesi).

Una volta completate queste schede, il professionista può vedere il riepilogo, salvarlo e procedere alla firma tramite SPID. I documenti firmati sono sempre disponibili per la visualizzazione e il download.

Scheda Indicatori di Anomalia

Il professionista determina eventuali indicatori di anomalia per agevolare l'individuazione di operazioni sospette di riciclaggio. A tal fine, la piattaforma offre voci indicative su anomalie connesse a diverse categorie.

Una volta completate queste schede, il professionista può vedere il riepilogo, salvarlo e procedere alla sottoscrizione con firma SPID. I documenti firmati sono sempre disponibili per la visualizzazione e il download.

Sezione Mandato

Una volta ottenuta l'approvazione del preventivo da parte del cliente e compilati i documenti relativi agli adempimenti antiriciclaggio, è possibile procedere alla creazione del contratto di mandato.

Nella fase di creazione del mandato, i professionisti hanno diverse opzioni:

• creazione di un contratto autocompilato, grazie alla generazione automatica di un template di lettera di incarico professionale, compilato con i dati pre-inseriti dall'utente. Questo documento sarà pronto per l'uso e può essere modificato prima della firma;

• creazione da Template o Caricamento di Documenti, e cioè il commercialista può optare per la creazione da un template predefinito o caricare un documento esistente dal proprio dispositivo. In alternativa, è possibile creare modelli personalizzati direttamente sulla piattaforma.

Dopo aver scelto la modalità di creazione del contratto di mandato ed effettuato il salvataggio, il Titolare può procedere ad apporre la propria firma utilizzando il servizio di firma digitale con SPID.

Firmato il contratto di mandato, la piattaforma richiede automaticamente la controfirma del cliente, che può essere apposta utilizzando, ancora una volta, il servizio SPID disponibile sulla piattaforma.

Completato questo flusso, il professionista può chiudere la pratica preventivo con un semplice clic, a seguito del quale verrà reindirizzato in un'apposita area di gestione del cliente interessato.

Allo stesso tempo, sulla base delle attività preventivate e divenute oggetto del mandato sottoscritto, la dashbord di Fiscal Box mostrerà le pratiche da effettuare per il cliente.