Azioni

All’interno dei task, l’utente può compiere varie azioni, che corrispondono ad una serie di attività utili alla gestione degli adempimenti quotidiani, tra cui inserire allegati, organizzare meeting e call, registrare spese impreviste e tutto ciò che riguarda i contenuti e le interazioni che interessano il task di riferimento.

Le nuove azioni possono essere compiute dal Titolare e da tutti i colleghi interni assegnatari delle singole pratiche, nonché dal collaboratore con riferimento ai singoli task ad esso assegnati.

I clienti, se opportunamente abilitati, possono utilizzare le azioni per inserire allegati all’interno del task.

Allegati e Atti amministrativi

Un’azione fondamentale è Allegati, consistente nella condivisione di documentazione, prevista per i professionisti ed i clienti, che possono allegare file sia scegliendoli dal proprio PC, sia creando nuovi documenti di tipo docx (documento di testo Word), pptx (documento di tipo presentazione PowerPoint) e xlsx (documento di calcolo in Excel), o ancora creare file sulla base di altri documenti già esistenti da utilizzare come template.

Tra i documenti allegabili ad un task, l’applicazione prevede anche un’azione apposita per caricare atti amministrativi, per i quali, spesso, la relativa procedura burocratica prevede una scadenza per la loro presentazione.

Essa si distingue dalla classica azione Allegati in quanto prevede la possibilità, oltre di allegare un documento, anche di impostare lo stato dell'azione in da presentare e presentato, di segnare una data di scadenza, nonché di collegare l'evento creato ad un altro atto amministrativo precedentemente caricato.

In questo modo, sarà possibile per il professionista tenere traccia nel proprio calendario delle date di scadenza dei propri atti amministrativi da presentare.

Meeting e Call

Gli eventi Meeting e Call sono pensati per aiutare le aziende a gestire ed organizzare riunioni in modo più efficiente, migliorando la comunicazione tra i membri del team, clienti ed anche contatti esterni, riducendo al contempo il rischio di errori nella pianificazione degli appuntamenti.

La creazione dei meeting e delle call avviene tramite un’azione che permette di selezionare una data, inserire una descrizione ed invitare per email i partecipanti selezionati tra i contatti presenti nella rubrica di Synbee.

Nel caso dell’azione Call, all’utente viene anche richiesto di inserire l’URL di collegamento al client di videochiamate da lui scelto.

Inoltre, per garantire che gli invitati siano effettivamente a conoscenza degli appuntamenti e che siano presenti in tempo per le riunioni, in presenza e da remoto, i partecipanti già utenti di Synbee visualizzeranno sul proprio calendario tutti gli eventi a cui sono invitati e riceveranno una notifica in prossimità del giorno fissato per l’appuntamento.

Il Titolare avrà sempre il controllo sugli appuntamenti pianificati monitorandoli dalla dashboard e visualizzando le notifiche che lo avvertono sull’esito degli inviti inoltrati.

Spese impreviste

Per gestire in modo flessibile le spese impreviste associabili ad un task, gli utilizzatori di Synbee hanno a disposizione l’azione Spese impreviste, con la quale è possibile, definendone titolo, descrizione e data, aggiungere voci di spesa ulteriori.

La spesa imprevista si sommerà dunque a tutti gli altri eventi ed azioni presenti nel task, andando ad incidere sul costo complessivo della pratica.

Raccolta di email

L’applicazione consente di caricare raccolte di email di particolare rilievo in modo da identificare rapidamente le email correlate a precisi progetti e task, condividendone la visibilità con gli altri utenti.

Più precisamente, con l’azione Raccolta di email gli utenti di Synbee hanno la possibilità di caricare la propria posta elettronica (in formato .eml), visualizzare la posta inserita, nonché rispondere e inviare nuove email, che risulteranno trasmesse dall’indirizzo di posta ordinaria prescelto, utilizzando così la propria casella elettronica sul client che più si preferisce.

Inoltre, per garantire che le email più rilevanti all’interno della raccolta siano sempre a portata di mano, l’utente di Synbee può porre su di esse un pin per metterle in risalto.

Discussione

L’action Discussione è un ottimo mezzo per rendere più efficiente la comunicazione tra gli utenti e risolvere più facilmente eventuali problematiche.

Tale funzione è utilizzabile all’interno dei singoli task, mantenendo così la discussione focalizzata, e presenta una struttura del tipo domanda/risposta migliore, dove chi avvia la discussione può porre un pin sulla risposta più rilevante per porla in evidenza sulle altre, così da evitare la dispersione di informazioni.

Nell’ambito della conversazione così creata, gli utenti possono quindi interagire rispondendo e caricando allegati (i quali risulteranno raccolti sia all’interno del task che nella sezione Allegati della pratica, insieme a tutti gli altri documenti).

Promemoria e Sopralluogo

Sono anche previsti i plugin Promemoria e Sopralluogo, che permettono, il primo, di creare dei promemoria per date determinate, il secondo, di gestire una checklist riguardante le attività di un sopralluogo.